Proje kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımları, proje sözleşmesinde yer alan belirlemeler ve varsa projenin uygulama sürecini gösteren program kuralları çerçevesinde yapılır.

Mal ve hizmet alımları proje süresi ile sınırlı olmak kaydıyla gerçekleşir.

Bu doğrultuda alınacak mal veya hizmet tutarı 150.000 Euro’ya kadar ise doğrudan temin yolu ile yapılırken, 150.000 Euro’dan fazla ise ihale yolu ile yapılır.

150.000 Euro’yu aşan harcamalarda 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3.maddesinin (f) bendi kapsamında yapılacak ihalelere ilişkin 01/12/2003 tarihli ve 2003/6554 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenen esaslar uygulanır.

Proje kapsamında temin edilecek mal/malzemeler veya hizmet için yapılacak iş ve işlemler aşağıdaki belirtilen şekilde gerçekleşir.

• Harcama Yetkisi yapacağı alımı dilekçe ile birimimize bildirir.
• MYS üzerinden Harcama Onayı alınır. 
• Teknik Şartname düzenlenir. (Cihaz benzeri ürünler için)
• Yaklaşık maliyeti belirlemek amacıyla; , tedarik edilecek malı/hizmetin özelliğine göre valilik, belediye, ticaret odası, sanayi odası, meslek odaları, üretim ve satış yapan kamu kurum ve kuruluşları ile özel sektör kuruluşlarından veya piyasada ihtiyaç olan mal/hizmeti pazarlayan gerçek ve tüzel kişilerden proforma fatura isteyerek tespit edilir
• Proforma faturası temin edilen en az üç teklifi gösterir Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı hazırlanır.
• Eğer alınması planlanan hizmet/mal niteliğinde var olan spesifik bir durumdan dolayın alım yapılabilecek tek adres var ise piyasa fiyat araştırması yapılmaksızın alım gerekçesini belirtilerek Tek Kaynak Formu düzenlenir.
• Tekliflerden uygun teklif için Onay Belgesi hazırlanır. Alımı yapılacak mal/hizmet için proje yürütücüsü tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç veya daha fazla tek sayıda kişi ile yedek üyelerden oluşan, muayene ve kabul komisyonları kurulur. Muayene Kabul Komisyonu tarafından (en az üç kişilik) Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı hazırlanır.
• Hizmet alımlarında Hakediş Formu düzenlenir.
• Taşınır mal (cihaz vb) alımları için proje yürütücüsünün bağlı bulunduğu birim tarafından Ayniyat Tesellüm Makbuzu (Taşınır İşlem Fişi) düzenlenir
• Avans alınarak yapılan alımlarda avans kapatma işlemlerinde Avans Mahsup/Kesin Hesap Formu düzenlenir.
• Alınan hizmet/mal için düzenlenmiş faturalar (İmzalı Kaşeli E-Arşiv veya E-Fatura) iletilir. 
• Tek bir firmadan yapılan 5000 TL ve üzeri alımlarda firmadan vergi borcunu gösterir yazı talep edilir. Temin edilen Vergi Borcu Yoktur yazısının geçerlilik süresi (15 gün) tamamlanmadan ödemeye ilişkin sürecin tamamlanması gerektiğinden ödeme iş ve işlemlerine başlanır.
• Yapılan alımlarda “Türkiye-Avrupa Birliği Katlım Öncesi Yardım Aracı Mali Çerçeve Ortaklık Anlaşması Genel Tebliğ” de belirtilen tutar üzerinde yapılan alımlarda proje yürütücüsü ile mal/hizmet satan gerçek veya tüzel kişilerle sözleşme yapılır. Ancak yapılacak her bir alım için tedarikçi ile sözleşme yapmak ve yararlanıcı kuruma onaylatmak şartı aranmaksızın, sertifika ibrazı ile KDV istisnası kendiliğinden uygulanır.
• Belirtilen tüm belgelerin tamamlanmasının akabinde MYS üzerinden Ödeme Emri Belgesi onayı alınır.
• Onayların tamamlanması ile ödeme işlemi için muhasebeye gönderilir. (Strateji Daire Başkanlığı)
• Strateji Daire Başkanlığınca yapılan incelemelerin ardından ödeme gerçekleşir.